AVV

Präambel

Diese Anlage konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus der im Einzelvertrag (nachstehend „Vertrag“) in ihren Einzelheiten beschriebenen Auftragsverarbeitung ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit dem Vertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers, oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten (nachstehend „Daten“) des Auftraggebers verarbeiten.

Dieser Vertrag ist nur gültig in Verbindung mit einem aktiven Vertrag unter o.g. Kundennummer über min. 1 der folgenden Produkte: Webhosting, Websitewartung, Update-Service, Mailingsystem.

1. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

1.1. Gegenstand der Vereinbarung sind die Rechte und Pflichten der Parteien im Rahmen der Leistungserbringung gemäß Auftrag, Webhostingvertrag, SLA (Service-Level Agreement) und AGB – nachfolgend „Hauptvertrag“, soweit eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch den Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter für den Auftraggeber gemäß Art. 28 DS-GVO erfolgt.

Dies umfasst alle Tätigkeiten, die der Auftragnehmer zur Erfüllung des Auftrags erbringt und die eine Auftragsverarbeitung darstellen. Dies gilt auch, sofern der Auftrag nicht ausdrücklich auf diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung verweist.

1.2. Die Dauer der Verarbeitung entspricht der im Hauptvertrag vereinbarten Laufzeit.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

2.1. Die Art der Verarbeitung umfasst alle Arten von Verarbeitungen im Sinne der DS-GVO zur Erfüllung des Auftrags.

2.2. Zwecke der Verarbeitung sind alle zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistung aus dem Hauptvertrag erforderlichen Zwecke.

3. Art der personenbezogenen Daten und Kategorien von Betroffenen

3.1. Die Art der verarbeiteten Daten bestimmt der Auftraggeber durch die Produktwahl im Hauptvertrag, die Konfiguration, die Nutzung der Dienste und die Übermittlung von Daten.

3.2. Die Kategorien von Betroffenen bestimmt der Auftraggeber durch die Produktwahl im Hauptvertrag, die Konfiguration, die Nutzung der Dienste und die Übermittlung von Daten.

4. Verantwortlichkeit und Verarbeitung auf dokumentierte Weisungen

4.1. Der Auftraggeber ist im Rahmen dieses Vertrages für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutzgesetze, insbesondere für die Rechtmäßigkeit der Datenweitergabe an den Auftragnehmer sowie für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung allein verantwortlich (»Verantwortlicher« im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DS-GVO). Dies gilt auch im Hinblick auf die in dieser Vereinbarung geregelten Zwecke und Mittel der Verarbeitung.

4.2. Die Weisungen werden anfänglich durch den Hauptvertrag festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) durch einzelne Weisungen geändert werden (Einzelweisung). Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen. Weisungen, die im Hauptvertrag nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt.

Bei Änderungsvorschlägen teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber mit, welche Auswirkungen sich auf die vereinbarten Leistungen, insbesondere die Möglichkeit der Leistungserbringung, Termine und Vergütung ergeben. Ist dem Auftragnehmer die Umsetzung der Weisung nicht zumutbar, so ist der Auftragnehmer berechtigt, die Verarbeitung zu beenden. Eine Unzumutbarkeit liegt insbesondere vor, wenn die Leistungen in einer Infrastruktur erbracht werden, die von mehreren Auftraggebern / Kunden des Auftragnehmers genutzt wird und eine Änderung der Verarbeitung für einzelne Auftraggeber nicht möglich oder nicht zumutbar ist.

4.3. Die vertraglich vereinbarte Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt, soweit nicht etwas anderes vereinbart ist, z.B. über die Produktbeschreibung der beauftragten Leistung.

4.4. Ist Vertragsbestandteil die Registrierung von Domains bei Registrierungsstellen, die ihren Sitz in einem Drittland haben (außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums), ist auch vereinbart, dass der Auftragnehmer personenbezogene Daten – unter Beachtung der zwingend anwendbaren Vorschriften – an diese Registrierungsstellen übermittelt.

4.5. Die Parteien vereinbaren außerdem, dass der Auftragnehmer berechtigt ist, personenbezogene Daten – unter Beachtung der zwingend anwendbaren Vorschriften – zur Leistungserbringung in ein Drittland zu übermitteln. Dies ist insbesondere der Fall, wenn Auftragsgegenstand der Dienst eines Drittanbieters ist, der diesen Dienst ganz oder teilweise in einem Drittland erbringt.

5. Rechte des Auftraggebers, Pflichten desAuftragnehmers

5.1. Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der dokumentierten Weisungen des Auftraggebers verarbeiten, außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne von Artikel 28 Abs. 3a) DS-GVO vor (Verpflichtung nach dem Recht der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaates). Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

5.2. Der Auftragnehmer unterstützt angesichts der Art der Verarbeitung nach Möglichkeit den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen bei der Erfüllung der Ansprüche der betroffenen Personen nach Kapitel III der DS-GVO. Der Auftragnehmer ist berechtigt, für diese Leistungen eine angemessene Vergütung vom Auftraggeber zu verlangen.

5.3. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 DS-GVO genannten Pflichten. Der Auftragnehmer ist berechtigt, für diese Leistungen eine angemessene Vergütung vom Auftraggeber zu verlangen.

5.4. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeitern und anderen für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Gleiches gilt für das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG und – in Kenntnis der Strafbarkeit – für die Wahrung von Geheimnissen der Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht im gesetzlichen Rahmen auch nach Beendigung des Auftrages fort.

5.5. Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden. Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für die betroffenen Personen.

5.6. Der Auftragnehmer gewährleistet bei gesetzlicher Voraussetzung die schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt. Eine Kontaktmöglichkeit wird auf der Webseite des Auftragnehmers veröffentlicht.

5.7. Nach Abschluss der Erbringung der Verarbeitungsleistungen löscht der Auftragnehmer nach Wahl des Auftraggebers entweder alle personenbezogenen Daten oder gibt sie dem Kunden zurück, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder nach dem anwendbaren Recht eines Mitgliedstaates eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht oder sich aus jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen etwas anderes ergibt. Macht der Auftraggeber von diesem Wahlrecht keinen Gebrauch, gilt die Löschung als vereinbart. Wählt der Auftraggeber die Rückgabe, kann der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung verlangen.

5.8. Machen betroffene Person Schadensersatzansprüche nach Art. 82 DS-GVO geltend, unterstützt der Auftragnehmer den Auftraggeber bei der Abwehr der Ansprüche im Rahmen seiner Möglichkeiten. Der Auftragnehmer kann hierfür eine angemessene Vergütung verlangen.

6. Pflichten des Auftraggebers

6.1. Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er bei der Durchführung des Auftrags Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

6.2. Im Falle der Beendigung verpflichtet sich der Auftraggeber, diejenigen personenbezogenen Daten vor Vertragsbeendigung zu löschen, die er in den Diensten gespeichert hat.

6.3. Auf Anforderung des Auftragnehmers benennt der Auftraggeber einen Ansprechpartner in Datenschutzangelegenheiten.

7. Maßnahmen zur Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 DS-GVO

7.1. Der Auftragnehmer ergreift in seinem Verantwortungsbereich geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Verarbeitung gemäß den Anforderungen der DS-GVO erfolgt und den Schutz für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewährleistet. Der Auftragnehmer ergreift in seinem Verantwortungsbereich gemäß Art. 32 DS-GVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherzustellen.

7.2. Die aktuellen technischen und organisatorischen Maßnahmen sind im Anhang 2 aufgeführt.

7.3. Der Auftragnehmer betreibt ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung gemäß Art. 32 Abs. 1 lit. d) DS-GVO.

7.4. Der Auftragnehmer passt die getroffenen Maßnahmen im Laufe der Zeit an die Entwicklungen zum Stand der Technik und Risikolage an. Eine Änderung der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen bleibt dem Auftragnehmer vorbehalten, sofern das Schutzniveau nach Art 32 DS-GVO nicht unterschritten wird.

8. Nachweis und Überprüfung

8.1. Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DS-GVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung und ermöglicht sowie trägt zu Überprüfungen bei, die durch den vom Auftraggeber beauftragten Prüfer durchgeführt werden. Der Auftragnehmer ist berechtigt, eine Verschwiegenheitserklärung vom Auftraggeber und dessen Prüfer zu verlangen. Der Auftragnehmer stimmt der Benennung eines unabhängigen externen Prüfers durch den Auftraggeber zu, sofern der Auftraggeber dem Auftragnehmer eine Kopie des Auditberichts zur Verfügung stellt. Wettbewerber des Auftragnehmers oder Personen, die für Wettbewerber des Auftragnehmers tätig sind, kann der Auftragnehmer als Prüfer ablehnen.

8.2. Das Inspektionsrecht des Auftraggebers hat das Ziel, die Einhaltung der einem Auftragsverarbeiter obliegenden Pflichten gemäß der DS-GVO und dieses Vertrages zu überprüfen. Sofern der Auftraggeber auf Basis tatsächlicher Anhaltspunkte berechtigte Zweifel an der Einhaltung hat oder besondere Vorfälle im Sinne von Art. 33 Abs. 1 DS-GVO im Zusammenhang mit der Durchführung der Auftragsverarbeitung für den Auftraggeber dies rechtfertigen, kann er die unter 8.1 genannten Vor-Ort-Kontrollen durchführen lassen. Diese können zu den üblichen Geschäftszeiten ohne Störung des Betriebsablaufs nach Anmeldung unter Berücksichtigung einer angemessenen Vorlaufzeit durchgeführt werden.

8.3. Für Informationen und Unterstützungshandlungen wird der Auftragnehmer eine angemessene Vergütung verlangen. Der Aufwand für den Auftragnehmer durch eine Inspektion ist grundsätzlich auf einen Tag pro Kalenderjahr/Auftraggeber begrenzt.

8.4. Sollte eine Datenschutzaufsichtsbehörde oder eine sonstige staatliche oder kirchliche Aufsichtsbehörde des Auftraggebers eine Inspektion vornehmen, gelten die vorstehenden Regeln entsprechend. Eine Unterzeichnung einer Verschwiegenheitsverpflichtung ist nicht erforderlich, wenn diese Aufsichtsbehörde einer berufsrechtlichen oder gesetzlichen Verschwiegenheit unterliegt, bei der ein Verstoß nach dem Strafgesetzbuch strafbewehrt ist.

9. Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

9.1. Der Auftraggeber erteilt dem Auftragnehmer die allgemeine Genehmigung, weitere Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DS-GVO zur Vertragserfüllung einzusetzen.

9.2. Die aktuell eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiter sind im Anhang 1 aufgeführt. Der Auftraggeber erklärt sich mit deren Einsatz einverstanden.

9.3. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber, wenn er eine Änderung in Bezug auf die Hinzuziehung oder die Ersetzung weiterer Auftragsverarbeiter beabsichtigt. Der Auftraggeber kann gegen derartige Änderungen Einspruch erheben.

9.4. Der Einspruch gegen die beabsichtigte Änderung kann nur aus einem wichtigen datenschutzrechtlichen Grund innerhalb einer angemessenen Frist nach Zugang der Information über die Änderung gegenüber dem Auftragnehmer erhoben werden. Im Fall des Einspruchs kann der Auftragnehmer nach eigener Wahl die Leistung ohne die beabsichtigte Änderung erbringen oder – sofern die Erbringung der Leistung ohne die beabsichtigte Änderung für den Auftragnehmer nicht zumutbar ist – die von der Änderung betroffene Leistung gegenüber dem Auftraggeber innerhalb einer angemessenen Frist nach Zugang des Einspruchs einstellen.

9.5. Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an weitere Auftragsverarbeiter, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag auf den weiteren Auftragsverarbeiter zu übertragen.

9.6. Als weitere Auftragsverarbeiter im Sinne dieser Regelung sind nur solche Subunternehmer zu verstehen, die Dienstleistungen erbringen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören solche Nebenleistungen, die sich auf Telekommunikationsleistungen, Druck-/Post/Transportdienstleistungen, Wartung und Pflege, Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der personenbezogenen Daten, Netze, Dienste, Datenverarbeitungsanlagen und sonstiger IT-Systeme, beziehen. Der Auftragnehmer ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit in Bezug auf die Daten des Auftraggebers auch bei solchen Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu ergreifen.

10. Haftung und Schadensersatz

10.1. Im Fall der Geltendmachung eines Schadensersatzanspruches durch eine betroffene Person nach Art. 82 DS-GVO verpflichten sich die Parteien, sich gegenseitig zu unterstützen und zur Aufklärung des zugrundeliegenden Sachverhalts beizutragen.

10.2. Die zwischen den Parteien im Hauptvertrag zur Leistungserbringung vereinbarte Haftungsregelung gilt auch für Ansprüche aus dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und im Innenverhältnis zwischen den Parteien für Ansprüche Dritter nach Art 82 DS-GVO, außer soweit ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist.

11. Vertragslaufzeit, Sonstiges

11.1. Die Vereinbarung beginnt mit dem Abschluss durch den Kunden. Sie endet mit Ende des letzten Vertrages unter der o.g. Kundennummer. Sollte eine Auftragsverarbeitung noch nach Beendigung dieses Vertrages stattfinden, gelten die Regelungen dieser Vereinbarungen bis zum tatsächlichen Ende der Verarbeitung.

11.2. Der Auftragnehmer kann die Vereinbarung nach billigem Ermessen mit angemessener Ankündigungsfrist ändern.

11.3. Ergänzend gelten die AGB und SLA des Auftragnehmers, abrufbar unter https://eickit.de. Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung den Regelungen des Hauptvertrages vor. Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarungen im Übrigen nicht.

11.4. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Halberstadt. Dieser gilt vorbehaltlich eines etwaigen ausschließlich gesetzlichen Gerichtsstandes. Dieser Vertrag unterliegt den gesetzlichen Bestimmungen der Bundesrepublik Deutschland.

11.5. Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortliche unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlicher“ im Sinne der DS-GVO liegen.